ועדות מכרזים מחויבות לתעד פניות לממליצים

בפסק דין שניתן לאחרונה, בית המשפט פסל וביטל את ניקוד ההמלצות שניתן להצעות, בשל אי תיעוד מספק של השיחות עם הממליצים.

רקע: משרד ראש הממשלה פרסם מכרז לאספקה ותחזוקה של מערכות ביטחון ומתח נמוך, שבו זכתה חברת מגלקום. חברת טופ סקיי ליין (העותרת) עתרה נגד הזכייה.

הטענה המרכזית של העותרת: הניקוד שניתן במרכיב "חוות דעת לקוחות" (שהוריד לה ציונים וגרם לה להפסיד במכרז) ניתן בצורה מנהלית לא תקינה.

הטענה בנוגע לניקוד התקבלה: התברר שהשיחות הטלפוניות עם לקוחות העבר של המציעות נערכו ללא כל תיעוד (כתוב או מוקלט). לא נרשם מי שוחח, עם מי שוחח, מה נשאל ומה נענה.

התוצאה: בשל ההתנהלות שאינה עומדת בכללי מינהל תקין ומונעת אפשרות לבדוק ולבקר את סבירות הניקוד ז – זכייתה של מגלקום במכרז בוטלה. בנוסף, המדינה ומגלקום חויבו בהוצאות משפט (בין היתר בשל הגשת תשובות באורך מופרז וחריג).

מפסק הדין עולות מספר הנחיות מרכזיות שכל ועדת מכרזים חייבת ליישם:

חובת תיעוד מלא ומקיף של בדיקת המלצות / חוות דעת

• חוסר תיעוד פוסל הליכים: שורת הסעד בפסק הדין היא ביטול המכרז רק בשל העדר תיעוד. שיחות טלפון להערכת ממליצים לא יכולות להתנהל "באוויר".

• מה חייבים לתעד?

  • שמות העורכים והמשיבים (כולל תפקידם ובקיאותם בחומר).

  • תאריך ושעת עריכת השיחה.

  • תרשומת מפורטת (או הקלטה) של השאלות שנשאלו והתשובות שניתנו.

  • יש לוודא כי השאלות שנשאלו היו אחידות ובהתאם לאמות המידה שהוגדרו מראש במכרז.

• ולסיום… בית המשפט העיר כי המשקל שניתן לחוות הדעת של ממליצים (כשליש מהניקוד) הוא מופרז וספק אם סביר.

עת"מ 4199-06-26 טופ סקיי ליין מערכות הנדסה בע"מ נ' מדינת ישראל – משרד ראש הממשלה ואח' (ניתן ביום 27.7.26)